除了集中采购项目以外，各单位还存在大量的限额以下目录以外的自行采购项目，特别是为机关团体服务的部门，如涉及维修、保洁、办公用品、零星的绿化保养，甚至物业管理等，而且由于单位内部处室较多，购买物品各自为政，增加了管理难度。为有效改变传统的物资供应服务方式，防止和克服多头采购、重复采购等不良现象，提高内部物品管理的透明度，提升各级政府机关的理财水平，在单位内部也应实行物资购买集中采购制度。

　　内部 集中采购范围及采购形式

　　内部集中采购涉及的范围应该涉及所有的有采购需求的部门处室以及工作人员。把这些分散的采购需求集中在一个部门进行采购，对固定标准物品进行存储的基础上，再进行领用分配，把好采购与领取关，可谓一举两得。

　　年度《政府集中采购目录及政府采购限额标准和公开招标数额标准》未规定且限额以下的项目，包括办公用品、物资、设备等，一律由单位设立的集中采购部统一采购。采购形式有统一采购集中仓储、应急采购、特殊采购等组成。内部集中采购应以统一仓储集中采购为主，应急采购、特殊采购为辅。

　　统一采购集中仓储。对于通用的办公用品和易损耗类的维修保洁等类物品，综合考虑领导要求、实际需要、个性化需求等特点，由集中采购部预先购买，集中仓储。有需要的单位和个人凭借领导的审批单及时领用，但对于办公用品的领取数量和间隔期要做出具体规定，必要时可以规定一年内的最高限额，同时还要正确处理好一些潜在矛盾。

　　应急采购是指仓库没有物资储备，而由于临时需要必须尽快完成的采购，由于时间紧，要求急，不能按照固定的程序完成，只能按照领导要求急事急办。这类采购项目要求采购人员快速反应，考验的是工作素养和办事效率。

　　特殊采购是指专门使用的特殊设备和物资的采购项目。由于供应商相对固定，集中采购部对于信息的掌握不充分，使用人要及时提供相关信息；集中采购部也要及时跟踪市场信息，在满足使用人要求的前提下，尽量多地掌握供应商信息，确保采购充分竞争，价格合理，质量可靠。

　　仓储管理

　　对于统一采购集中仓储的办公用品和易损耗的物品，要配备环境好，功能相对齐全的专用仓库进行储存。

　　仓储管理要对物资的来龙去脉记录清晰，入库登记和发货登记账薄要清晰。入库登记首先要对储存物品逐项分类登记，分类存放，物品的型号、规格数量，价格，购买时间，购买地点，购买人，入库移交人等都要记载清楚；发货时必须要有领导批准的领取单，要记录物资的详细走向，每年6月底与12月底要进行帐实相符情况进行检查。

　　领用制度

　　有需求的处室部门和个人凭借领导审批过的领取单，到仓库领取所需用品。仓库保管员要妥善保存领取单，进行电子与纸质双重汇总，纸质领取单的汇总是原始凭证，是仓库管理的重要资料，而电子汇总资料，是进行动态分析与分类筛选的重要内容，便于领导直观地掌握年度物资的动态信息，有利于进行跨年度的信息分析，对于科学决策有较为深刻的影响。

　　为防止因领用而出现的浪费现象，对耐用物品的领取要实行数量与时限上的控制，要研究出台这方面的规章制度，任何人不得违背制度而滥领、多领。

　　仓库保管员应做好领取登记工作，这项工作是保证集中采购成效的重要环节，因个人需求而领用的，领取人要签字并注明领取时间和数量；因单位需要而领取物品的，除上述要求外，还要注明使用地点和用途等。

　　监督措施

　　集中采购部所有工作人员和参与集中采购的人员应自觉接受群众的监督，对于上述人员任何有关滥用职权、徇私舞弊的情况，任何人都可以向单位纪检组进行举报；每半年一次公布集中采购物品领取情况，包括采购物品的规格型号、购买时间和地点、价格和数量，领取人的情况，物资的使用情况，接受群众监督。